Получите хорошее представление о процессе управления контентом, следуя жизненному циклу управления контентом.

Управление контентом стало проблемой, поскольку люди изобрели новые способы обмена информацией через книги , документы, Интернет, социальные сети и другие контейнеры контента. Больше людей создают больше контента, а благодаря Интернету больше людей имеют больше доступа к большему количеству контента. Только подумайте о множестве электронных писем, которые мы получаем ежедневно, и о миллионах веб- сайтов , социальных сетей и блогов, где мы делимся контентом по всему миру.

Фазы жизненного цикла управления контентом
Управление контентом (CM) — это процесс планирования , разработки, управления, развертывания, сохранения и оценки всего контента на предприятии. Управление контентом помогает контролировать взрывной рост контента за счет его эффективного использования. Как у любого человека есть жизненный цикл, так и содержание: от начала (творения) до конца (ухода на пенсию). Кроме того, процесс управления контентом имеет свой жизненный цикл. Этот жизненный цикл CM состоит из шести этапов: планирование, разработка, контроль, развертывание, сохранение и оценка.

жизненный цикл управления контентом
Все начинается с бизнес-процесса
Бизнес-процесс — это внутренний круг жизненного цикла CM, чтобы подчеркнуть, что он является эталоном для любого этапа процесса управления контентом. Управление контентом должно соответствовать одной или нескольким бизнес-целям . Каждая фаза жизненного цикла CM должна быть согласована с этими целями. Поэтому постоянно задавайте себе вопрос, соответствует ли то, что вы делаете в проекте CM, бизнес-целям. Если нет, наберитесь смелости изменить проект или даже закрыть его.

бизнес-процесс
Я не случайно поставил бизнес-процесс в центр жизненного цикла управления контентом. Все в этом жизненном цикле — от планирования до оценки контента — напрямую связано с бизнес-процессом. Если то, что вы делаете в жизненном цикле управления контентом, не соответствует бизнес-процессу, прекратите это делать!

этап 1-план
На этапе планирования текущая ситуация и требования анализируются и определяются количественно. На этом этапе стратегия управления контентом согласовывается с бизнес-целями.

По моему мнению, все в вашей контент-организации — управление контентом, управление контентом, инструменты контента и так далее — должно быть основано на стратегии контента . Почему? Ну, потому что ваша контент-стратегия — это перевод ваших бизнес-целей и бизнес-процессов. Они буквально являются «смыслом существования» вашей организации.

Вот что вы можете сделать на этапе планирования жизненного цикла управления контентом:

Анализировать — изучить бизнес-цели, бизнес-процессы и требования, а также проанализировать контент и жизненный цикл контента.
Количественная оценка — определите измеримые показатели, чтобы на этапе оценки решить, успешна ли стратегия управления контентом.
Согласуйте — сопоставьте стратегию управления контентом с вашими бизнес-целями и задачами.
Дизайн — разработайте свою информационную архитектуру (модель контента, метаданные, стандарты, рабочий процесс, дизайн взаимодействия и т. д.) и установите политику управления.
фаза 2-разработка
Контент можно создавать, редактировать, захватывать, собирать или приобретать другими способами . Метаданные добавляются, чтобы придать контенту значимый контекст.

Создавайте — создавайте оригинальный контент, используя инструменты редактирования, веб-формы и мультимедийные инструменты.
Захват — конвертируйте и интегрируйте бумажные документы, веб-страницы, электронную почту, документы Office и отсканированные документы.
Собирайте — собирайте контент, возможно, посредством синдикации, и упорядочивайте его в логические группы.
Категоризация — добавляйте метаданные для организации, группировки или классификации контента в соответствии с его конкретными характеристиками, обеспечивая поиск и извлечение, повторное использование, отслеживание и создание отчетов, маршрутизацию или доставку.
фаза 3-контроль
На этом этапе контент сохраняется, защищается, оптимизируется (для поиска и т. д.), проверяется и утверждается.

Хранить — размещать контент в репозитории контента.
Безопасность — назначайте разрешения на основе ролей, определяя, кто может читать, создавать, изменять, утверждать и удалять контент. Журнал аудита отслеживает доступ, изменения, утверждения и удаления.
Проверяйте и улучшайте контент на ясность, полноту, уместность, точность, возможность поиска, доступность и удобство использования.
Одобрить — разрешить или предоставить официальное разрешение на публикацию или доставку контента.
фаза 4-развертывание
Контент собирается и доставляется пользователям с использованием различных механизмов и каналов публикации. Контент может быть персонализирован для удовлетворения потребностей отдельного пользователя и локализован для отражения региональных, национальных или культурных норм и ценностей бренда .

Сборка — объединение содержимого в логические структуры, такие как документы и веб-страницы, заранее или по требованию.
Синдикат — сделайте контент доступным нескольким подписчикам одновременно через rss, социальные сети, веб-сервисы и т. д.
Персонализируйте — адаптируйте контент для удовлетворения конкретных потребностей отдельных пользователей.
Локализация — адаптируйте контент, чтобы он подходил для потребителей контента, говорящих на определенном языке или проживающих в определенной стране или регионе.
Публикация — рендеринг или вывод контента из системы управления контентом в желаемый формат доставки.
фаза 5-консервировать
Защитите ценный контент от изменения или потери с помощью архивного хранения и резервного копирования. Избавьтесь от устаревшего контента.

Архивируйте — безопасно храните устаревший контент вне системы управления контентом, чтобы решить проблемы подотчетности и сделать контент доступным для использования в будущем.
Резервное копирование — копируйте или сохраняйте содержимое в другое место, чтобы восстановить его в случае сбоя системы, человеческой ошибки или катастрофической потери.
Миграция — перенос контента из других систем или репозиториев в вашу среду управления контентом или перенос вашего контента в другую систему или формат.
Уничтожить — контент, который больше не представляет ценности по организационным, разборчивым или историческим причинам, может — а иногда и должен — быть уничтожен. Убедитесь, что вы можете доказать, что эти элементы контента действительно уничтожены. Настало время проверить, актуален ли контент , могут ли пользователи находить его, получать к нему доступ и использовать его, а также нужно ли переопределять контент-стратегию или цели .

Аудит — проводите систематический анализ ваших процессов управления контентом, производительности технологий, удовлетворенности конечных пользователей и клиентов.
Измерение . Оцените и сравните результаты аудита с определенными показателями на этапе 1 (план), чтобы определить, был ли проект успешным, и определить области для будущих улучшений.
Исследования — исследуйте новые технологии, инструменты, дизайн и методологии, чтобы определить следующие шаги для вашего проекта по управлению контентом.
Адаптируйте — скорректируйте свою стратегию в соответствии с результатами вашей оценки. Используйте эту информацию, чтобы изменить свои планы на следующий этап процесса управления контентом. Вернитесь к Фазе 1 (План).
Загрузите плакат о жизненном цикле CM
Я разработал плакат о жизненном цикле CM, чтобы поделиться им с вашей командой по контенту. Повесьте его на стену своего офиса и обсудите с коллегами . Вы рассмотрели все этапы и действия в вашем проекте? Я считаю, что этот постер поможет вам повысить осведомленность об управлении контентом в вашей команде и у других заинтересованных сторон.

Присылайте мне свои комментарии и свое собственное мнение о жизненном цикле управления контентом и своем опыте работы с плакатом о жизненном цикле CM . Я хотел бы поделиться и узнать.