Адаптация удаленных сотрудников: стандартизированный процесс для достижения успеха
Как известно любому сотруднику отдела кадров, прием на работу новых сотрудников - это настоящий зверь. Адаптировать удаленных сотрудников еще сложнее. В исследовании Workable New World of Work 37,4% респондентов назвали удаленный прием на работу и обучение в качестве основной проблемы при приеме на работу во время кризиса COVID-19.

Кейт Маккензи
КИТ МАККЕНЗИ

Менеджер контентной стратегии

LinkedIn
Facebook
Twitter
Facebook Messenger
Эл. адрес
Буфер
WhatsApp
Копировать ссылку
адаптация удаленных сотрудников
По данным TalentLMS, компании по разработке программного обеспечения для обучения, только 27% сотрудников были приняты на работу через онлайн-доставку до COVID-19.

Способы доставки TalentLMS Onboarding

Но удаленная адаптация больше не является необычной частью работы. Это может стать скорее нормой, чем исключением - согласно опросу Workable, 71,1% считают, что удаленная работа и распределенные команды станут серьезным сдвигом парадигмы в будущем.

Как вы думаете, какие изменения войдут в тройку самых значительных_ (2)

Это также долгожданный сдвиг; Согласно исследованию TalentLMS, 77% сотрудников заявили, что согласились бы на работу даже без физического визита в офис своего работодателя, а 73% заявили, что согласились бы на работу, даже не встретившись с кем-либо из своих новых коллег лично.

Если удаленный доступ принимается как работодателем, так и сотрудником, основное внимание уделяется адаптации удаленных сотрудников. А эффективный процесс удаленного подключения очень важен, если вы хотите, чтобы ваши новые сотрудники - и ваш бизнес в целом - были настроены на успех.

Новые рабочие места вызывают стресс и могут быть дорогостоящими
Адаптация важна не только для эффективности бизнеса, но и для новых сотрудников. Начало новой работы - это стрессовый опыт. Советы для новых сотрудников варьируются от поиска поддержки до того, чтобы не бояться просить о помощи, но как вы это делаете, если вы даже не видите свою рабочую среду или даже не знаете, с кем работаете? Fast Company рекомендует составлять знакомые графики вне работы и придерживаться обычного рабочего распорядка. Отлично, но COVID-19 сильно мешает даже нашей нерабочей деятельности. Это лишь усугубляет существующие проблемы регулярной работы в удаленной среде.

Если вы не решите или, по крайней мере, не решите эти проблемы с новым сотрудником, затраты для бизнеса очевидны, причем оба фактора учитываются в стоимости одного найма:

Увеличение текучести кадров
Неуклюжий процесс адаптации может расстроить новых сотрудников и потерять веру в вас как в работодателя. Джошуа Бах из Culture Amp сказал нам на мероприятии в прошлом году: «10% людей [уходят] в течение первых шести месяцев после начала новой работы. И многие люди решают, уходят ли они с работы в течение первых шести недель. «Итак, крайне важно произвести сильное первое впечатление как работодателя.

Это важные цифры, учитывая, что затраты на текучесть кадров могут открывать глаза.

Увеличенное время нарастания
Когда новому сотруднику требуется больше времени, чтобы понять, как правильно выполнять свою работу, будь то использование новых технологий или приспособление к существующему рабочему процессу, это вызывает задержки и даже сбои в работе и процессах. Вы хотите, чтобы ваши новые сотрудники работали с максимальной производительностью как можно быстрее - и адаптация является в этом огромным фактором.

Согласно Sapling, платформе адаптации / адаптации, хороший процесс адаптации может повысить продуктивность нового найма на 70% и удержание сотрудников на 82%. Цифры говорят сами за себя, в том числе и в нижней строке.

Людям нравится предсказуемость
Структура. Системы. Ясность. Единообразие. Организация. Люди доверяют людям и работодателям, которые организованы заранее. Если в вашу компанию приходит новый сотрудник и проходит четкий, хорошо продуманный процесс адаптации удаленных сотрудников, это будет сильное первое впечатление, показывающее им, что ваша компания заботится о них и что вы их получили.

Причина, по которой стандартизация процессов является важной необходимостью для выживания и устойчивости компании: это потому, что она работает. Когда у вас есть четкий план, которому каждый может следовать до Т, преимущества многочисленны:

Это снижает количество дорогостоящих ошибок и сбоев в процессе.
Это обеспечивает более качественное и быстрое выполнение.
Это обеспечивает масштабируемое обучение, когда вам нужно одновременно заполнить несколько позиций.
Это помогает вам определить конкретные области, требующие изменений и улучшений, и действовать в соответствии с ними.
Инна Шевченко, директор по маркетингу в iGMS, SaaS-компании по управлению краткосрочной арендой, со штаб-квартирой в Северном Ванкувере, Канада, говорит, что самый важный урок, который она извлекла за пять лет удаленного найма, обучения и управления сотрудниками, - это наличие четко отлаженного процесса. следовать. После 12 лет работы в маркетинге, в течение которых она управляла удаленными командами и обучала их, Инна обнаружила, что удаленная адаптация на самом деле не так уж и отличается от «обычной» адаптации - основные компоненты те же.

«Создание хорошо продуманного процесса и структуры, подготовка подробной учебной документации и найм подходящего человека - вот секреты успеха».

Исполнительный директор Эрик Ривера из Thrive Talk, платформы телемедицины, специализирующейся на психическом здоровье, подчеркивает важность предварительной настройки системы, чтобы повысить ясность и снизить затраты.

«Предварительно подготовленный процесс адаптации, за которым следуют оценочные тесты, помогает убедиться, что сотрудники знают основы до начала работы. Поскольку процесс полностью автоматизирован, он снижает расходы компании, поскольку устраняет необходимость в найме специалистов по адаптации ».

Ник Йокни из SuperAwesome назвал структуру одной из четырех основных стратегий успешного удаленного подключения.

«У нас очень, очень структурированный способ, которым каждый, кто присоединяется к SuperAwesome, входит в бизнес». - сказал Ник. «Мы называем это 30/60/90. И когда кто-то входит, у него будет список задач, которые им необходимо выполнить в течение первых 30 дней, и они будут соответствовать выполняемой роли, но есть также основная основа того, что именно они делают. ”

На борту с нами сейчас?
Давайте начнем с четырех основных советов по стандартизации процесса адаптации удаленных сотрудников:

1. Начните с существующих шаблонов и инструментов.
По словам Макса Харланда, генерального директора Dentaly, одного из крупнейших в мире онлайн-ресурсов по стоматологическому здоровью, отсутствие фонда адаптации - большая ошибка.

«Самая большая проблема в удаленном подключении - начать с нуля без каких-либо серьезных планов», - говорит Макс, указывая на ненадежность процесса и рост затрат как на потенциальные проблемы. «Вы можете создать структуру, не подходящую для удаленного подключения, и бесцельно тратить ресурсы без каких-либо результатов».

Макс рекомендует приобрести существующий шаблон удаленного подключения у коллеги или приобрести надежный инструмент для подключения, чтобы быстрее настроить вас на успех.

Продолжая точку зрения Макса - лучше иметь что-то и на этом опираться. Вы можете приспособиться к своим уникальным потребностям по мере их проявления и определить области для улучшения. Готовые инструменты для адаптации, такие как Rippling или Click Boarding, могут помочь вам начать онлайн-адаптацию, пока вы не будете готовы усовершенствовать процесс.

Кроме того, вот шаблон контрольного списка для удаленного подключения, который вы можете использовать.

2. Составьте учебные материалы и разнообразьте формат.
Второй совет Инны из iGMS - иметь подробную обучающую документацию, которой можно поделиться с новым сотрудником, - также имеет решающее значение для стандартизированного процесса адаптации удаленных сотрудников.

«Документирование процессов, шагов, обучения и сопутствующих материалов облегчает как тренеру, так и новому сотруднику».

Она рекомендует иметь учебные материалы с простыми для понимания инструкциями, обогащенными наглядными пособиями, создавать обучающие видеоролики и записывать онлайн-тренировки для использования в будущем. И, добавляет она, лучше быть кратким, разборчивым и по существу.

«В конце концов, все эти материалы помогают создать внутреннюю базу знаний и сделать процесс адаптации более плавным».

Грег Хейс, генеральный директор / основатель Branch Furniture, венчурного стартапа офисной мебели из Нью-Йорка, также любит иметь стартовые руководства для новых сотрудников, включая всю необходимую информацию об их отделе, прошлых и текущих инициативах, а также цели, к которым нужно стремиться в первую неделю и первый месяц.

«Эти руководства помогают дать им практические, осязаемые задачи, чтобы они могли начать заниматься в первый же день», - говорит Грег.

Как и выше, используйте шаблоны для начала и создавайте оттуда. Будьте информативны и убедитесь, что все покрыто - даже лучше, чем при обычном онбординге. Эти учебные материалы предоставляют новым сотрудникам кладезь ресурсов, которыми они могут воспользоваться, если им неловко просить у коллег совета или совета.

Сохраняйте диверсификацию ресурсов. Папка с 25 объемными документами - это скучно - включая видео, аудио, инфографику и другие виды мультимедиа. Сделайте это интересным и удобоваримым.

3. Подготовьте справочник с информацией.
Аналогично №2 - справочник для сотрудников. Это исчерпывающий справочник по всему, что вы хотите, чтобы новый сотрудник знал о вашей компании. Он может включать:

Миссия, видение, ценности, заявление о позиционировании, заявление о корпоративной социальной ответственности
Организационная структура
Руководящие принципы работы и кодекс поведения
Льготы, льготы, тренинги, программы, поощрения, бонусы и т. Д.
Обзор производительности
Важные даты для обзоров, праздников, ежегодных мероприятий и т. Д.
Все политики, относящиеся к занятости (например, отпуск по уходу за ребенком, выходной, творческий отпуск и т. Д.)
Конечно, в справочник для сотрудников есть еще много всего.

Хусам Махлови добился большого успеха в создании подробного справочника. Он является основателем цифровой студии With Pulp, которая работает полностью удаленно за пределами штата Нью-Йорк. Его компания обслуживала таких известных клиентов, как AMC Networks и World Wrestling Entertainment, и он добился большого успеха в удаленном найме.

«Что действительно помогает, так это то, что мы с самого начала делимся корпоративной культурой. От процесса найма до первого дня ». - говорит Хусам. «Мы взяли страницу из книги Valve (компания-разработчик игр) и разработали забавное и непринужденное руководство для сотрудников. Целью было рассказать больше об истории нашей компании, о том, как мы работаем, и вдохновить новых сотрудников ».

Как и Хусам, Грег обнаружил, что наличие «руководства пользователя» для приема на работу удаленных сотрудников дает большую выгоду для бизнеса.

«Это заставило нас задуматься над большим, чем обычно, поскольку теперь все должно быть записано и контекстуализировано в критических деталях».

Думайте об этом как о всеобъемлющем руководстве по работе в вашей компании и как о возможности продемонстрировать культуру вашей компании. Создайте справочник сотрудника с помощью этого руководства. И вы захотите ознакомиться с подробным руководством для сотрудников GitLab, которое доступно для всеобщего ознакомления. Если распечатать, это будет 7 100+ страниц!

4. Составьте заранее установленный график и придерживайтесь его.
Вы также хотите иметь график для нового сотрудника. Предварительно загрузите календарь встреч, тренировок, инаугураций, представлений, личных встреч и всего остального для нового сотрудника, чтобы он был занят с первого дня.

Генеральный директор Solitaired, новой компании из Нью-Йорка, Нил Тапария, которая связывает классические игры с тренировкой мозга, говорит о важности подробного, хорошо спланированного графика адаптации.

«Вы же не хотите, чтобы новые сотрудники вертели пальцами [в течение] первой недели работы. «Это ужасное первое впечатление», - говорит Нил. «Наш руководитель отдела кадров со своим менеджером выделяют почти каждый час своего рабочего дня в первую неделю, чтобы убедиться, что первая неделя у них продуктивна. Это создает прецедент того, что мы серьезны и внимательны ».

Тара Лилиен, директор по кадрам в Peppercomm, коммуникационном агентстве, расположенном в Нью-Йорке, Сан-Франциско и Лондоне, в начале марта перевела свою команду в полностью удаленную среду. Это был крутой кривой обучения, но она и ее команда упорно трудились, чтобы определить правильные для новых точек соприкосновения удаленных сотрудников.

«Знакомство с видео, очень четкий график ориентационной недели 1 и программа для друзей позволили нам убедиться, что мы настраиваем наших новых сотрудников на успех, даже если они были удаленными», - говорит она, признавая, что встретиться было легче. новые сотрудники лично до марта, прежде чем познакомиться с ними по видеосвязи.

При этом она прагматично относится к процессу удаленного подключения:

«Мы рано осознали, что потребуется более длительный период для ознакомления с агентством, нашими клиентами и нашей культурой, и потратили время на проверку наших новых сотрудников, чтобы узнать, как у них дела в течение 30-60-90 дней. ”

В дополнение к вышеупомянутому программному обеспечению для адаптации, используйте эти инструменты календаря, чтобы составить расписание до первого дня работы нового сотрудника.

Успех можно стандартизировать
Шаблоны, программное обеспечение, обучающие материалы, справочник сотрудника, установленный график. Как говорит Инна, на самом деле это не так уж и отличается от обычного процесса адаптации.

Но есть некоторые важные отличия: вы чаще пользуетесь технологиями, вы вооружаете новых сотрудников необходимыми инструментами и информацией, чтобы они могли автономно работать на новой удаленной работе. А в удаленной среде, где спонтанные встречи практически невозможны, вы составляете расписание, чтобы эти встречи продолжались.

Теперь, когда у вас есть система, которая может познакомить нового сотрудника с основными компонентами работы, вам нужно подумать о более тонких частях адаптации удаленных сотрудников: налаживании связей с коллегами, ознакомлении нового сотрудника с культурой компании и помощи они чувствуют себя частью организации. Да, они новички в блоке, но если вы будете следовать стандартизированному плану, они не будут чувствовать себя так долго.